Даже после перехода на кадровый электронный документооборот (КЭДО) компании сталкиваются с задержками при оформлении новых сотрудников. Причина — ручная проверка и перенос данных из документов в корпоративные системы. Крупные предприятия с массовым наймом тратят на эти операции сотни часов в месяц.
Платформа Smart Document Engine от Smart Engines, резидента «Сколково», автоматизирует этот этап. Система принимает документы в разных форматах — от фотографий до скан-копий — и автоматически распознаёт все ключевые поля. Встроенные алгоритмы проверяют комплектность пакета и извлекают структурированные данные, которые затем передаются в учётные системы компании.
Smart Document Engine поддерживает паспорта РФ и стран СНГ, СНИЛС, ИНН, трудовые книжки, СТД-Р, документы воинского учёта, дипломы, сертификаты, медицинские справки, а также миграционные документы иностранных работников. Обработка одного комплекта занимает несколько секунд вместо 20–30 минут при ручном вводе.
Для бизнеса такое ускорение означает, что сотрудники могут приступать к работе практически сразу после загрузки документов, без ожидания, пока HR-специалист проверит бумаги. Кроме того, автоматизация снижает риск ошибок при заполнении кадровых систем и помогает соблюдать миграционное законодательство.
Решение уже внедрено в ряде крупных российских компаний. По данным разработчика, продукт работает полностью офлайн, что исключает утечку персональных данных при обработке.
